گزارش بازرسی

 برای دیدن گزارش به ادامه مطلب بروید
 

به نام خدا

گزارش بازرسان به مجمع عمومی عادی نوبت دوم مورخه 16/5/93  

ما بدین در نه  ز پی حشمت و جاه آمده ایم                   از بد حادثه اینجا به  پناه آمده ایم

اینجانبان احمد رحمانی تبار ، مختار محمودیان و امجد یامولا  بازرسان تعاونی با اعتقاد به خداوند متعال ، قانون ، انصاف و عدالت گزارش بازرسی ها و مشاهدات و بررسی های به عمل آمده در سال گذشته را به طور خلاصه محضرشما عزیزان ارائه می نماییم .

قدوم مبارکتان را ارج نهاده و حضورتان را غنیمت می دانیم ، فراموشمان نمی شود روزی را که با چه امیدها و آرزوهایی به مارای دادید تا از حقوق شما سروران عزیز دفاع کنیم .

همیشه بین ایده ال ها و واقعیت ها فاصله زیاد است یک بازرس باید نظارت موثر و مستمر بر عملکرد تعاونی داشته باشد و این مستلزم داشتن وقت کافی،تخصص و تجربه و جسارت می باشد.لذا صرف قبولی یک مسئولیت توسط بازرس ،هیئت مدیره و وقت کافی نداشتن، نمی توان انتظار داشت که خروجی قابل  قبولی حاصل شود.از طرف دیگر عدم آشنایی با قوانین و مقررات و بحث های تخصصی نیز باعث بروز یک سری مشکلات میشود . لذا تقویت بازرسی ها در تعاونی ها به خصوص تعاونی های بزرگی مثل تعاونی مسکن ضروری است. لذا تغییر  فعالیتهای شرکت از خرید، فروش و واگذاری زمین  به ساخت و ساز و انبوه سازی   در قالب  « امانی » حضور و نظارت بازرسین بیش از پیش اهمیت خود را نشان می داد. بر همین اساس تصمیم گرفتیم به پای هیئت مدیره در پروسه اداره و پیشبرد  پروژه حضور مداوم داشته باشیم. باتوجه به حجم انبوه معاملات ،قرارداد ها ، خریدها و تصمیمات متعدد تهیه لیست این موارد به ریز، نیاز نبوده ، گزارش مالی توسط حسابرس قانونی مورد بررسی قرار گرفته و جهت تصویب ، تقدیم حضورتان می گردد. لذا  تنها خلاصه ای ازاطلاعات ، نحوه اداره پروژه و شرح انجام وظیفه خود را   خدمت شما عزیزان عرض می نماییم .

خدا را شاکریم که به پشتیبانی شما عزیزان وبا گزاردن و قت کافی وداشتن کمی تجربه وتخصص و صد البته جسارت توانستیم بر مشکلات یکی پس از دیگری فائق آییم که البته کوهی از آنها همچنان باقی است .

اعضای محترم و حضار گرامی :  اینجانبان گزارش خود را بطور خلاصه در پنج بخش ارائه می نماییم .

بخش اول : بررسی کاستی های موجود در ابتدای کار

1-      نبود سرپرست کارگاه بصورت تمام وقت در پروژه

2-      فقدان ساز و کار درست و صحیح و منطقی برای ارتباط با بازرسان شرکت

3-      عدم ارتباط منطقی بین دوایرشرکت و در بعضی موارد عدم رعایت سلسله مراتب در تعاونی

4-      مسائل و مشکلات مالی شرکت که اعضاء محترم کم و بیش در جریان قضایا بوده اند

5-      مشکلات و مسائل پیرامون عدم هماهنگی بین دو شرکت فرهنگیان و کارکنان

6-      عدم اعتماد لازم اعضاء محترم با توجه به مشکلات پیش آمده در خصوص خلع ید شرکت خاکدیش

7-      نبود سیستم حسابداری کامل وجامع در سنوات گذشته

8-      عقد قرارداد درسنوات گذشته  با پیمانکارانی که تخصص و تجربه کاری لازم را نداشتند.

بخش دوم :

به یاری خداوند و همکاری مدیریت محترم عامل و هیئت مدیره و پشتیبانی شما اعضای محترم پس از شناسایی مشکلات اقدامات ذیل از سوی بازرسان انجام گرفت که خوشبختانه منجر به رفع بسیاری ازاین نواقص و مشکلات گردید .

1-      حضور مستمر در جلسات هیئت مدیره محترم

·         جلسات هیئت مدیره :

 تمام تصمیمات ، مصوبات و راهکارها برای اداره پروژه (جز درمواردی جزیی  که تصمیم آنی بوده و  حضور همه هیئت مدیره میسر نبوده است ) بصورت شورایی و رای گیری مصوب شده و برای  اجرا  در اختیار مدیران عامل قرار گرفته شده است.این جلسات به طور معمول به صورت هفتگی ( مگر در موارد ضروری که بصورت فوق العاده) با حضور اعضای هیئت مدیره دو تعاونی برگزار می شد.

  از آنجا که اهم فعالیتهای تعاونی در راستای پیشرفت پروژه آپارتمانی بوده  بازرسین در اکثر جلسات شرکت داشته تا  ازاین طریق بر نحوه اداره پروژه  نظارت مستقیم داشته باشند. گر چه بازرسین در این جلسات  دارای حق رای نیستند. اما به صورت شفاهی ،  نظرات ، انتقادات و پیشنهادات خود را در مورد مصوبات جلسه به هیئت مدیره  ابلاغ می کردیم .

2-      تذکرات موکد و بدون اغماض در خصوص عواقب و آثار عدم رعایت قوانین و مقررات مربوطه و مخصوصا اساسنامه شرکت

3-      اصرار و پافشاری در خصوص نظامند کردن حضور و غیاب کارکنان شرکت

4-      گفتگو و مذاکره با تک تک اکثریت کارکنان شرکت تعاونی به صورت خصوصی و ایجاد فضای مناسب و ایجاد شوق و رغبت برای خدمت بهتر جهت از بین بردن مشکلات فیما بین پرسنل اجرایی پروژه

5-      پیگیری مستمر در خصوص چگونگی خرید کالاها و تذکر در مورد رعایت استانداردها ، قوانین و مقررات مربوطه در بخش مزایده ومناقصه

·            مزایده های برگزار شده :  در طول دوره  بازرسی اینجانبان تنها یک مزایده به صورت رسمی  برگزار  شده است که آن هم  فروش ضایعات آهن الات غیر قابل استفاده پروژه بود. که در نهایت صحت و سلامت برگزار شد.

·            مناقصات :  با توجه به قضیه امانی بودن اداره تعاونی  بر اساس قانون خرید ها و واگذاری ها امور ساخت وساز به پیمانکاران ذیصلاح   باید از طریق انجام مناقصات انجام شود . اما به واسطه تعدد این امورات و مشکلات مربوطه امکان برگزاری مناقصه عملا وجود نداشته و مدیران عامل،  با مشورت هیئت مدیره و در نظر گرفتن شرایط پروژه خرید ها یا واگذاری ها انجام می شد.بر همین اساس قیمت ها در طول زمان ممکن است در موارد مختلف با کاهش یا افزایش مواقع شده باشد .

6-      تذکرات موکد در خصوص استفاده بهینه از اموال شرکت در راستای اهداف شرکت

7-      شفاف سازی اقدامات و فعالیتهای شرکت بطور صمیمانه و اطلاع رسانی به اعضای محترم بصورت شبانه روز

8-      نظارت مستمر بر عملکرد پیمانکاران و قراردادهای آنها با تعاونی و تذکرات قانونی به مدیر عامل و هیئت مدیره محترم در خصوص رعایت قوانین مربوط به بخش ضمانت اجراها و نظارت بر اجرای دقیق کیفی و کمی عملکرد پیمانکاران ودر برخی موارد فسخ قراردادها

9-      حضور مستمر در کارگاه  و  بعظا نظارت بر عملکرد کارکنان  شرکت علی الرغم اینکه جزو وظایف بازرسان نبوده است .

10-  در خصوص رسیدگی به شکایات پرسنل محترم افتخار داریم اعلام کنیم که همیشه با گشاده رویی و سعه صدر وتلاشهای خدا پسندانه در صدد رفع مشکلات ، در نهایت دوستی وصمیمیت کلامی ورفتاری بوده ایم .

11-  نظارت مستمر بر انطباق نحوه اداره امور تعاونی و عملیات انجام شده با اساسنامه و قوانین و مقررات و دستورالعمل های مربوطه

12-  تذکر کتبی تخلفات موجود در نحوه اداره تعاونی به هیئت مدیره و مدیر عامل

13-  هماهنگی و رایزنی های بیش از حد در خصوص تعامل و همکاری با تعاونی مسکن کارکنان که در پیشرفت کار پروژه بسیار موثرومفید واقع گردید . 

 بخش سوم : اطلاعات مالی بصورت خلاصه 

واحد های آژارتمانی	کل مبلغ تسهیلات بانکی	اخذ وام دریافتی از بانک عامل ( تومان)	کل آورده اعضاء تا کنون	میانگین آورده اعضاء به طور تقریبی
فاز اول	۲۱۳۲۱۰۰۰۰۰۰ تومان	۱۵۵۰۰۰۰۰۰۰۰ تومان	۹۷۰۰۰۰۰۰۰۰ تومان	۲۱۳۳۰۰۰۰
فاز دوم	****	*****	۱۶۰۰۰۰۰۰۰۰	***

تعداد واحد های آپارتمان	مقدارپول هزینه شده تا اکنون	مبلغ مانده قابل اخذ آورده اعضا	میزان زمینهای مازاد قابل فروش	وام مانده قابل دریافت از بانک مسکن	درصد مالکیت شرکت از کل پروژه
فاز اول 455 (واحد)	۲۶۰۰۰۰۰۰۰۰۰ تومان	۱۶۷۵۰۰۰۰۰۰	۳۹۲۰۰ متر مربع (کابری هنر -فرهنگی)	۶۰۰۰۰۰۰۰۰۰	۵۴.۶۲ فرهنگیان
فاز دوم 358 (واحد	**	**	**	****	۴۵.۳۸ کارکنان

• درآمد : علاوه بر سود حاصل از خرید اوراق مشارکت که در اختیار بانک بوده و حساب و کتاب آن واضح است، در دوره ای چند ماهه با توجه به نرخ اجاره ماشین آلات و نیروی انسانی مربوط به تهیه بتن ، توسط هیئت مدیره دو تعاونی  مصوب شد با رعایت اصول و موازین به صرفه و صلاح پروژه بتون آماده به بیرون از کارگاه به قیمت متعارف بازار فروخته شود. و درآمد حاصله به حسابی جداگانه واریز شود. اسناد و مدارک مربوطه نیز در پروژه به تفکیک موجود است.
•   لازم به ذکر است در خصوص کارهای زیر بنایی جهت آبرسانی –برق و گاز پروژه مبلغ پانصد وهفتاد و شش میلیون تومان  به حساب اداره آب و فاضلاب شهرستان جوانرود ( آبرسانی) واریز گردیده است  . 

بخش چهارم : مشکلات و موانع جاری پروژه

طبیعی است در یک پروژه 888 واحدی که تجربه اول برای تعاونی  می باشد با مشکلات و موانعی روبرو باشد. به طور خلاصه چند مورد از مشکلات به تفکیک آمده است.

·         یکی از مهمترین مشکلات پروژه اداره آن به صورت امانی است ، که در آن زمان اتمام پروژه و هزینه ساخت هر واحد نامعلوم بوده و هیئت مدیره مسئولیتی قانونی در قبال تاخیر و افزایش هزینه ناشی ازین تاخیر  ندارد.

·         دوگانگی مدیریت  از سوی هیئت مدیره دو تعاونی

·         عدم وجود  پیمانکاران توانا در سطح شهر وودر دسترس نبودن نیروی انسانی مناسب

·         مشکلات بانکی در دریافت صورت وضعیت ها در زمان مناسب

·         نبود سرپرست کارگاه  واجد شرایط و نیرو های فنی  کارآمد 

·         تخصیص و اولویت بندی  منابع مالی در موارد مناسب

بخش پنجم: پیشنهادات

به نظر اینجانبان لازم است در آینده در امورات زیر تصمیمات شایسته اتخاذ گردد تا پیشرفت پروژه دچار رکود یا خدای ناکرده لغزش جبران ناپذیر نگردد .

1-      تجدید نظر در نحوی مدیریت پروژه به طوری که بتوان به تعهدات تعاونی در قبال اعضاء پاسخ شایسته تری داد .

2-      حضور مستمر مدیر عامل و هیئت مدیره محترم در شرکت

3-      برآورد تقریبی از زمان لازم برای تحویل و مقدار آورده اعضاء به طور کامل ( اتمام ساخت آپارتمانهای فاز اول و سکونت در آن)

4-      سپردن کارهای پیمانکاری به پیمانکاران متعدد جهت تسریع در پیشرفت پروژه و ایجاد رقابت سالم

5-      پاسخگو شدن هر چه بیشتر مدیر عامل محترم به هیئت مدیره و بازرسان محترم

6-      آماده کردن گزارش های مالی و تراز نامه های مالی هر سه ماه یک بار ودراختیار گذاشتن بازرسان

7-      انطباق خریدهای تعاونی با توجه به نیاز سنجی های دقیق علمی و تخصصی جهت جلوگیری از به هدر رفتن مصالح ویا خرید هایی با استاندارد پایین

8-      ارزش گذاری و سهام بندی اموال خریداری شده توسط شرکت و اعطای سهام به اعضاء تا حقی از کسی ضایع نگردد.

9-      مدیریت صحیح اخذ وام از بانک عامل به صورتی که منجر به بلوکه شدن وام نگردد.

10-  استخدام مشاور حقوقی خبره در امورات مربوطه که در پیشبرد مسائل حقوقی پروژه بسیار حائز اهمیت است .

11-   ایجاد ارتباط منطقی بین دوایر شرکت و رعایت سلسله مراتب در اداره امورات پروژه وتعاونی

12-  یکسان سازی آورده اعضای فاز 2  یا ملاک قرار دادن امتیاز اعضای فاز 2 در پایان سال 1390

نتیجه :

با تمام کاستی ها و مشکلات پروژه ، نقاط قوت تعاونی به قدری می باشد که توانسته پروژه را تا این مرحله برساند . همچنین  باید اذعان داشت که هیئت مدیره محترم از لحاظ مالی دارای صداقت و شفافیت کافی بوده  و در حد توان خود در راستای اهداف پروژه  تلاش قابل قبولی داشته اند.  که جا دارد از همه کسانی که با تلاش ،کوشش وسعه صدر در این کار نقش بارزی بر دوش داشته اند

تشکرنماییم .

گزارش فوق در جهت افزایش کیفیت خدمات تعاونی در خدمت به اعضای محترم و زجر کشیده تعاونی می باشد . لذا امید است هیئت مدیره محترم این مسئولیت رادر آینده با کمک وعنایات حضرت حق تعالی وبا توان اعضای تعاونی به بهترین نحوممکن به انجام برسانند .

(اجرتان با خداوند منان)

بازرسان شرکت تعاونی مسکن فرهنگیان جوانرود

مورخه    16/5/ 1393